Vrijwilligersbeleid

Onze club draait bijna volledig op vrijwilligers. Wij kiezen voor het uitgangspunt: iedereen is vrijwilliger en daarmee gaan wij er vanuit dat ieder lid (of zijn ouder) een kleine of grotere bijdrage levert. Wij willen daarom het vrijwilligerswerk zodanig organiseren dat iedereen eenvoudig zijn vrijwillige bijdrage kan leveren en zorgen dat dit minder vrijblijvend is. In de promotie en werving wordt duidelijk gemaakt dat we elkaar nodig hebben om alles in stand te houden en dat vele handen licht werk maken. De vraag is: wat wil jíj doen?

Samenvatting van het beleidsplan “Samen maken we Leiden Atletiek”
Visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk

Leiden Atletiek wil atletiek en aan atletiek verwante sport aanbieden aan mensen in de leeftijd vanaf 4 jaar. Leiden Atletiek wil dat iedereen zich welkom en thuis voelt op de baan (voor, tijdens en na de training). Wij willen de mensen die bij Leiden Atletiek sporten met elkaar verbinden: samen maken wij Leiden Atletiek.

Onze club draait bijna volledig op vrijwilligers. Wij kiezen voor het uitgangspunt: iedereen is vrijwilliger en daarmee gaan wij er vanuit dat ieder lid (of zijn ouder) een kleine of grotere bijdrage levert. Wij willen daarom het vrijwilligerswerk zodanig organiseren dat iedereen eenvoudig zijn vrijwillige bijdrage kan leveren en zorgen dat dit minder vrijblijvend is. In de promotie en werving wordt duidelijk gemaakt dat we elkaar nodig hebben om alles in stand te houden en dat vele handen licht werk maken. De vraag is: wat wil jíj doen?

De vrijwilligers moeten met meer energie weg gaan dan dat ze zijn gekomen. De voornaamste reden dat leden zich aanmelden als vrijwilliger is dat ze het belangrijk vinden dat iedereen wat voor haar/zijn vereniging doet en dat ze het ook leuk vinden om te helpen. Het contact onderling en de sfeer tijdens de werkzaamheden moet goed zijn. Vrijwilligers zijn uiteraard niet verplicht altijd het zelfde te blijven doen. Indien groei of juist afwisseling is gewenst, werken wij daar graag aan mee. De waardering voor vrijwilligers moet voelbaar zijn. Het bestuur en de commissies zullen vaak moeten uitspreken dat de vrijwilligers onmisbaar zijn.

Bij Leiden Atletiek behandelen wij elkaar met respect, altijd, iedereen en overal.

Vrijwilligerscommissie

De vrijwilligerscommissie bestaat uit een dwarsdoorsnede van onze vereniging. De samenstelling is als volgt: bestuurslid (Voorzitter Leiden Atletiek), coördinator/verenigingsmanager en 2 à 3 leden. De commissie zal gebruikmaken van contactpersonen binnen de diverse trainingsgroepen, die als vraagbaak kunnen dienen om leden te polsen en te informeren over vrijwilligerstaken en de vrijwilligerscommissie te tippen over leden die mogelijk belangstelling hebben, benaderd kunnen worden, specifieke deskundigheid c.q. ervaring hebben.

De vrijwilligerscommissie is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid en houdt zicht op welke taken er moeten worden vervuld en wie daarvoor geschikt zijn. Zij houdt bij wie zich heeft aangemeld, benaderd is en wie wat gedaan heeft. De commissies, werkgroepen en het bestuur zijn zelf verantwoordelijk voor het werven, plaatsen, scholen, begeleiden en waarderen van de vrijwilligers in hun taakgebied. De vrijwilligers-commissie ondersteunt hen daarbij.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vrijwilligers

De organisatie, de rol, de taak en tijdsbesteding moeten duidelijk gedefinieerd en de communicatielijnen moeten duidelijk zijn. Zie daarvoor het organogram.

Werven van vrijwilligers

In de promotie en werving staat de vraag centraal: wat wil je doen? Dat zal veelal via het communicatiemiddel ‘overreden’ gebeuren. We zullen berichten plaatsen op de website, in de nieuwsbrief en een permanente pagina op de website maken die over vrijwilligers gaat. Daarop staat de boodschap: Samen maken we Leiden Atletiek! Wat wil jij doen? Er wordt precies uitgelegd wat helpen als vrijwilliger inhoudt en hoe je je op kunt geven.

We onderscheiden:

-       Bestaande leden

Zorgen voor een persoonlijke benadering/contact door uit elk cluster van leden iemand mee te laten helpen mensen te zoeken die geschikt zijn voor vrijwilligersfunctie(s). Waar leden ook naar toe kunnen als ze wel wat willen doen. Acties die belangrijk zijn: werven van vrijwilligers, regelen dat mensen die zich hebben aangeboden voor vrijwilligerswerk ook daadwerkelijk worden ingezet, duidelijk communiceren, zorg dat eigen inbreng een plaats krijgt evenals evaluatie, gericht zoeken onder de huidige vrijwilligers naar mensen voor coördinerende taken en voor projecten die meer verantwoordelijkheid vergen.

-       Ouders van jeugdleden (tot en met 15 jaar) (n = 300 jeugdleden))

Deze groep wil in eerste instantie duidelijk afgebakende taken verrichten zeer waarschijnlijk met betrekking tot hun kind. Taken: hulp bij jeugdwedstrijden, jeugd activiteiten naast de training, onderhoudstaken etc.

-       Jeugdige leden (16-19 jaar) (n = 75).

Gedacht wordt aan het jezelf ontwikkelen (zoals training geven) en aan een klus die moet gebeuren en die je met elkaar doet (goed voor groeps- en clubbinding).

-       Senior leden (20 jaar en ouder) (n = 420)

Er is een overlap met de groep ouders van jeugdleden. Zij moeten worden verleid – als hun kinderen groter worden - andere specialistische taken of kaderfuncties op zich te nemen. Recreanten zullen gevoelig zijn voor het bijdragen aan sociale activiteiten of hun specifieke deskundigheid in willen zetten mits daar om wordt gevraagd. Bij wedstrijd-atleten is veelal sprake van oud-jeugdatleten die nu zelf moeten worden uitgedaagd taken op zich te nemen i.p.v. hun ouders.

-       Nieuwe leden

Zij krijgen na inschrijving een mailtje, waarin wordt uitgelegd dat we vrijwilligers nodig hebben en via een link geef je op een formulier aan welke taak je wilt vervullen. Met deze gegevens gaat een lid van de vrijwilligerscommissie met het nieuwe lid over de vrijwilligerstaken (telefonisch) in gesprek.

Wervingscampagne (gecoördineerd door de vrijwilligerscommissie)

-         Het vrijwilligerswerk binnen de vereniging positief voor het voetlicht brengen en de leden bekend maken met de wervingsactie die gaat komen.

-         Alle bestaande vrijwilligerstaken in kaart brengen en een vacaturelijst maken.

-         Een e-mail versturen naar alle leden/ouders van jeugdleden met een aankondiging dat ieder lid en iedere ouder benaderd gaat worden voor vrijwilligerswerk. 

-         Ieder lid bellen/persoonlijk aanspreken met de vraag: wat wil jíj doen voor de club?

-         Verdelen van passende taken over de nieuwe vrijwilligers.

Begeleiden van de vrijwilligers

Het inwerken van de vrijwilligers wordt door de vrijwilligerscommissie snel overgedragen aan de mensen die die taak al doen. Met regelmaat wordt met de vrijwilliger besproken hoe de werkzaamheden gaan (door vrijwilligerscommissielid of de betreffende commissie). Gekeken moet worden of een cursus/opleiding gewenst is en of Leiden Atletiek dit (deels) betaalt of dat er een interne informatie avond/cursus wordt georganiseerd. Vrijwilligers moeten weten dat wij initiatieven, mits overlegd en reëel, aanmoedigen. Dit wordt positief in het daglicht gesteld.

De – nog te vormen – activiteitencommissie organiseert jaarlijks bijvoorbeeld een vrijwilligersfeest en/of een andere (sportieve) activiteit voor alle vrijwilligers.

Als een vrijwilliger stopt met zijn werkzaamheden willen we een gesprek om hem te bedanken en om informatie te krijgen over de reden van vertrek. Het stoppen van een vrijwilliger wordt door de betreffende commissie gemeld aan de vrijwilligerscommissie, welke een exit-gesprek zal organiseren.

Plannen en organiseren van vrijwilligerswerk

Voor het plannen en organiseren van het vrijwilligerswerk biedt ons systeem AllUnited (waarmee we ook de ledenadministratie en boekhouding doen) mogelijkheden. Door koppeling met de – binnenkort aan te schaffen – webmodule kunnen vrijwilligerswerk-zaamheden eenvoudig worden ingevuld. Bijv. voor wedstrijden kunnen we een rooster maken met de benodigde diensten (van kantinemedewerkers tot juryleden) waarop leden in kunnen schrijven via de website. Belangrijk is dat we vrijwilligersfuncties definiëren, de benodigde diensten (functies + tijden) inroosteren. Ook wil je weten welke mensen gevraagd kunnen worden voor welke taken.

Verzekeringen

Vrijwilligers van Leiden Atletiek zijn verzekerd tijdens hun vrijwilligerswerk.

Concrete acties

  • Vrijwilligerscommissie instellen (Voorzitter Leiden Atletiek)

Dat betekent vrijwilligers vinden voor: coördinator vrijwilligerscommissie, minimaal 2 anderen en contactpersonen uit diverse geledingen/groepen/commissies.

  • Prioriteiten invulling vacatures c.q. opzetten nieuwe commissies:
    • Wedstrijd organisatie:
      • wedstrijdcoördinatoren (pupillen, CD junioren, senioren/AB junioren, wegatletiek)
      • wedstrijdondersteuning
      • jury
      • Communicatie / nieuwsbrief
  • Aan het werk oftewel implementeren en communiceren

Mocht de uitvoering van dit vrijwilligersbeleid nog steeds een tekort aan vrijwilligers geven, dan zullen we over moeten gaan tot het verplicht stellen van het doen van vrijwilligerswerk.